Handbok för lokala Folkets Bio-avdelningar
Den här handboken är till för dig som är engagerad i Folkets Bio och är med och driver en Folkets Bio-biograf. Vare sig du blivit medlem i en Folkets Bio-avdelning nyligen eller varit med i decennier, kan det hända att du undrar över något kring filmvisningsverksamheten eller föreningsarbetet. När ska årsmötet hållas? Vad finns det för stöd att få från riksföreningen? Den här handboken har kommit till för att svar på sådana frågor ska finnas samlade på ett ställe, till hjälp för dig och din Folkets Bio-avdelning.
1. Detta är Folkets Bio: Vad vi gör och varför
Vi vill bredda filmutbudet
Riksföreningen Folkets Bio är en partipolitiskt obunden ideell kulturförening. Föreningens huvudsakliga mål och syfte är offentlig filmvisning av filmer som kompletterar och ökar mångfalden i utbudet, i första hand på Folkets Bios egna biografer. Tillsammans driver avdelningarna 19 biografer med sammanlagt 26 salonger över hela Sverige. Vi har ett eget import- och distributionsbolag som förser våra egna och även andra biografer med film från hela världen. Bland våra filmer finns allt från Guldpalmvinnare till debutverk, film från mindre filmländer, dokumentärfilm, oberoende producerad svensk spelfilm, barnfilm och kortfilm. Vi har en bred barn- och ungdomsverksamhet med kvalitetsfilm för alla åldrar och filmpedagogik med visningar för lärare och elever. Alla Folkets Bios biografer är med i det europeiska biografnätverket Europa Cinemas.
Vi har både film och biografer
Det som gör Folkets Bio unikt är att vi både distribuerar film och driver biografer. För biograferna innebär det ett garanterat flöde av filmer. För filmdistributionen är biograferna garanter för att filmen når publiken. Det kan liknas vid att vi har två ben – biograferna och filmdistributionen – som samarbetar för att kunna gå framåt. Lokalavdelningarna som driver biograferna och rikskontoret som sköter filmdistributionen har en ständig dialog och tar ett ömsesidigt ansvar för helheten. En film som Folkets Bio distribuerar visas också på andra biografer än en Folkets Bio-biograf och en Folkets Bio-biograf visar förstås även film från andra distributörer.
”Vi vill att fler ska våga ta steget och se något nytt, något obekant, något de aldrig sett förut. Se världen öppna sig på filmduken. Häpna och hänföras, bli upprörd, arg och ibland riktigt lycklig. Lämna biografen men ha filmen kvar i blodet.” Ur Folkets Bios filmbroschyr, hösten 2018
Tillsammans är vi starka
Beroende på ort har Folkets Bios biografer olika roller i den lokala biografstrukturen. En Folkets Bio-biograf står dock aldrig ensam, utan kan alltid räkna med stöd såväl från riksstyrelsen och rikskontorets personal som från kollegorna på de andra biograferna. Riksstyrelsen och rikskontorets personal bidrar med kompetens och konkret hjälp vid exempelvis bidragsansökningar, kontakt med kommuner och andra bidragsgivare och finansiärer. Det finns en stor kunskapsbank inom organisationen, och genom att erfarenheter delas så behöver inte hjulet uppfinnas på nytt.
För Folkets Bios filmdistribution gäller att ge varje film de bästa förutsättningarna för att nå publiken och få en så bred spridning som möjligt. Till skillnad från den kommersiella mainstreamfilmen har kvalitetsfilmen begränsat med pengar för lansering, och varje film kräver en kreativ lanseringskampanj. Filmlanseringarna görs i samarbete med biograferna. Folkets Bios biografer och filmdistribution arbetar ständigt med att utveckla sitt marknadsförings- och publikarbete och stärka de gemensamma insatserna.
Riksförening och avdelningar – allt hänger ihop
Varje biograf styrs av en lokal Folkets Bio-avdelning, som är en självständig förening med egen styrelse, eget organisationsnummer och ekonomiskt ansvar för den egna verksamheten. Samtidigt är lokalavdelningarna en del av riksföreningen, då varje medlem i en lokalavdelning också är medlem i riksföreningen. Alla delar av Folkets Bio samverkar och stödjer varandra – en förutsättning för att utvecklas och fortsätta att positionera sig som Sveriges ledande organisation för kvalitetsfilm. Engagemang, kvalitet, representation och mångfald genomsyrar allt i Folkets Bios verksamhet.
Avdelningarna har en gemensam organisation i Riksföreningen Folkets Bio. Riksföreningens stadgar gäller för alla. De utgör basen i varje avdelnings egna stadgar, sedan kan avdelningen göra lokala tillägg. Avdelningarnas styrelser väljs av medlemmarna på årsmötet (direkta val). Där väljs också de delegater som representerar avdelningen vid Riksföreningen Folkets Bios högsta beslutande organ, kongressen. Kongressen hålls varje vår och där utses Folkets Bios riksstyrelse (indirekta val).
Kongressen antar ett handlingsprogram för året fram till nästa kongress. Riksstyrelsen ansvarar för att kongressens beslut verkställs. Ledamöterna i riksstyrelsen kommer från både små och stora avdelningar över hela landet för att garantera ett mångfald av perspektiv. Deras uppgift är dock inte att vara talespersoner för sina egna avdelningar, utan riksstyrelsens ledamöter ansvarar för organisationen som helhet och ska därför ha bred erfarenhet från kulturområdet. Protokoll från riksstyrelsens möten publiceras löpande på Folkets Bios medlemssida.
Alla i Folkets Bio strävar gemensamt efter att uppfylla målen i våra stadgar och styrdokument. Alla har vi ett gemensamt ansvar för att vårda Folkets Bio.
Riksföreningen Folkets Bios stadgar finns här.
Handlingsplan för riksföreningen Folkets Bio 2023-2024 finns här.
Läs riksföreningen Folkets Bios verksamhetsberättelse 2022.
En skiss över organisationen finns här.
2. Det här gör Riksföreningen
Rikskontor
Rikskontoret har sitt säte i Stockholm. På uppdrag av riksföreningens styrelse ansvarar rikskontoret för finansiering, support till avdelningarna, föreningsadministration, inköp och distribution av film, ekonomihantering, filmpolitiskt påverkansarbete samt intern och extern kommunikation.
Import och distribution
Filminköp och filmdistribution administreras av Folkets Bio AB, ett av föreningen helägt aktiebolag. Samtliga på rikskontoret i Stockholm är anställda i bolaget, vars styrelse utses av riksstyrelsen.
Filmlogistik
Genom ett av föreningen helägt aktiebolag, Folkets Bio Filmlager AB, med verksamheten förlagd till Malmö sköts bokning och den fysiska distributionen av filmkopior och reklammaterial för filmfakturering. Bolaget servar både Folkets Bio och andra distributörer av kvalitetsfilm. Bolagets styrelse utses av riksstyrelsen. Mer om Filmlagret på filmlagret.se
Folkets Bios Filmpedagoger
Filmpedagogerna, med bas i Göteborg, bedriver filmpedagogisk verksamhet och förmedlar medie- och informationskunskap till lärare och skolelever. Verksamheten drivs i Folkets Bio Filmpedagogerna AB och sker främst på konsultbasis, där tjänster säljs lokalt, nationellt och internationellt. Samtliga filmpedagoger är anställda i bolaget, vars styrelse utses av riksstyrelsen. Mer om filmpedagogerna på filmpedagogerna.se
Finansiering och ekonomi
Riksföreningen Folkets Bio och dess bolag finansierar sin verksamhet genom filmintäkter och bidrag, medlemsavgifter och försäljning av tjänster. Riksföreningens styrelse förvaltar föreningens biograffond (7 %-fonden). Riksföreningens styrelse finns presenterad här.
Kontaktuppgifter till Folkets Bios filmbokning och till rikskontorets personal finns här.
3. Att driva en lokal Folkets Bio-avdelning: Föreningsarbete, administration och ekonomi
Avdelningarna inom Folkets Bio driver biografer med offentliga visningar som huvudinriktning. Avdelningarna kan även visa film i andra sammanhang och arrangera andra former av kulturevenemang. Filmerna i Folkets Bios distribution kompletteras med filmer från andra distributörer. Avdelningarna betalar 7 % procent av sina intäkter till en gemensam fond för biografutveckling (7 %-fonden).
Att vara en biograf ansluten till Folkets Bio innebär att ha en stark riksorganisation i ryggen och kollegor runt om i Sverige. Varje avdelning har stor frihet att utforma verksamheten efter lokala förutsättningar, men gemensamt är förankringen i stadgarna och den verksamhetsplan som antas på kongressen varje år. I det här kapitlet beskrivs hur Folkets Bios avdelningar och riksförening hänger ihop och vad som är viktigt att tänka på under ett verksamhetsår.
· Vem bestämmer vad i lokalföreningen?
Folkets Bio är en medlemsdriven förening. Medlemmarna kan vara aktiva i föreningsarbetet som volontärer eller föredra att huvudsakligen vara publik och stödja genom sitt medlemskap. Föreningsarbetet är ett demokratiarbete. Regelbundna, välorganiserade medlemsmöten där medlemmar, styrelse och personal träffas stärker kommunikationen och medlemsinflytandet i föreningen. Som medlem är du viktig oavsett om du kör film, river biljetter eller sätter program. Ett gott medlemsarbete kan ge stor utdelning i form av kreativa idéer och många ambassadörer för filmerna och biografen.
Årsmötet är lokalavdelningens högsta beslutande organ. På årsmötet har alla medlemmar möjlighet att diskutera och rösta om det kommande årets verksamhet och inriktning. Här beslutas om lokalt handlingsprogram och budget. Årsmötet beslutar om ansvarsfrihet för den avgående styrelsen, samt väljer den nya styrelse som ska föra arbetet vidare. Den nya styrelsen är sedan ansvarig för att handlingsprogrammet verkställs och budgeten hålls. Årsmötet väljer också valberedning och revisorer. I föreningens stadgar ska finnas angivet hur kallelse till årsmöte ska gå till och vilka dokument som ska finnas tillgängliga i förväg och under årsmötet.
Exempel på dagordning för årsmöte och arbetsordning för årsmöte i lokalförening finns här.
Valberedningens uppgift är att under året följa föreningens arbete och hur styrelsens arbete fungerar och inför årsmötet föreslå vilka som ska ingå i nästa års styrelse. Valberedningen har en viktig roll och är fristående från styrelsen. De som sitter i valberedningen ska ha goda kontakter bland medlemmar och lokalsamhälle för att kunna bedöma styrelsens arbete och föreslå personer som kan bidra med rätt kompetens och erfarenhet. Valberedningen ska vara särskilt uppmärksam på att styrelsens sammansättning speglar lokalsamhället avseende ålder, kön och mångfald.
Revisorn granskar styrelsens arbete för medlemmarnas räkning, framför allt hur ekonomin har skötts. En bra revisor kan också ge råd till styrelsen under verksamhetsåret. Revisorn får inte ha andra uppgifter inom föreningen.
· Föreningsformer
Folkets Bios lokalavdelningar är ideella föreningar. Men vad är det för skillnad mellan en ideell förening och en ekonomisk förening?
En ideell förening får driva näringsverksamhet. Men den ideella föreningen får inte drivas för att främja medlemmarnas ekonomiska intresse, utan den ska ha ett ideellt syfte. En ideell förening är alltid öppen för nya medlemmar, som delar föreningens målsättning. Dessa behöver inte bidra med en kapitalinsats. Däremot är det vanligt att det tas ut en medlemsavgift. Ideella föreningar registreras hos Skatteverket. Om en ideell förening främjar medlemmarnas ekonomiska intressen genom att bedriva näringsverksamhet, blir föreningen en oregistrerad ekonomisk förening utan rättskapacitet. Det betyder att medlemmarna, eller de som agerar i föreningens namn, blir personligt betalningsskyldiga för föreningens skulder. Det kan ibland passa bättre att en ideell förening bedriver en del av sin verksamhet i ett bolag. Detta för att skilja den ideella verksamheten från affärsverksamheten.
En ekonomisk förening ska främja medlemmarnas ekonomiska intressen och medlemmarna ska vara delaktiga i verksamheten. Medlemmarnas ekonomiska ansvar är i princip begränsat till medlemsinsatsen. Föreningens styrelse, som ska bestå av minst tre personer, företräder föreningen utåt och ansvarar för den löpande verksamheten. Styrelsen kan i sin tur utse andra personer, till exempel en verkställande direktör, som får företräda den ekonomiska föreningen. Som styrelseledamot och företrädare har man ansvar för skada som man uppsåtligen eller av oaktsamhet orsakar föreningen.
Utförlig information finns på www.verksamt.se och www.skatteverket.se
· Avdelningens stadgar och kopplingen till riksstadgarna
För att arbetet i föreningen ska fungera så smidigt som möjligt är det viktigt att stadgarna är utformade på ett tydligt sätt som överensstämmer med verksamhetens mål och innehåll. Avdelningens stadgar måste överensstämma med riksföreningens i de grundläggande paragraferna. Tillägg kan behövas för att möta lokala behov, men erfarenheten visar att ju färre och tydligare stadgarna är, desto enklare är de att tolka och följa.
Stadgar för riksföreningen Folkets Bio finns här.
Exempel på stadgar för lokalförening: Folkets Bio i Lund.
Exempel på stadgar för lokalförening: Folkets Bio Umeå.
· Kontakter med hemkommunen
En förutsättning för att utveckla avdelningens verksamhet är att ha bra kontakter med sin hemkommun. Folkets Bio kan stärka lokalsamhället genom att erbjuda en attraktiv och intressant mötesplats för film, fest och folkbildning. Genom dialog med kommunen kan avdelningen komma fram till vilka behov som finns – är det film för särskilda målgrupper såsom förskola, skola, äldre, integrationsprojekt, temavisningar med samtal? Kan filmer användas i fortbildning av pedagoger och personal inom vård och omsorg? Kan bion användas för kommunens möten under dagtid? Mest framgångsrikt är att hitta någon/några nyckelpersoner i kommunförvaltningen som kontinuerligt kan fungera som positiva samtalspartners. Varje kommun har sin egen organisationsuppbyggnad så det gäller för varje avdelning att finna dessa nyckelpersoner.
Kartläggningen av de lokala behoven ska mötas av vad Folkets Bio-avdelningen vill och har möjlighet att göra, men om kommunen inser att biografverksamheten kan bidra till att utveckla lokalsamhället så är möjligheterna stora att det också visar sig i ökat kommunalt stöd till verksamheten. Kreativitet, tydliga budskap och vänlig envishet brukar vara en framgångsrik metod.
· Att vara Folkets Bios ansikte utåt
Din lokalavdelning och biograf kommer att få frågor om vad Folkets Bio står för. Då är det bra att känna till Folkets Bios historia och kunna berätta vad som är aktuellt i verksamheten, även på riksplanet. Som Folkets Bio-medlem representerar du inte bara dig själv, utan är ambassadör för en rikstäckande organisation med ett kulturellt uppdrag i samhället. Tillsammans breddar vi filmutbudet i Sverige, både i storstäderna och på ställen där filmer över huvud taget inte skulle visas utan Folkets Bio. Att veta om och vara stolta över allt det vi gemensamt åstadkommer stärker vårt arbete både lokalt och nationellt! Stycket Det här är Folkets Bio som inleder den här handboken berättar om våra gemensamma mål och syften, stadgar, visioner och värdegrund.
Boken Folkets Bio de första 40 åren, 1973–2013 finns här.
· Kongressen
Folkets Bios rikskongress arrangeras varje år under en helg i april. Då träffas representanter från alla Folkets Bios avdelningar för att tillsammans diskutera och bestämma inriktningen i Folkets Bios verksamhet under det kommande året. Vid mötet väljs också den riksstyrelse som ska driva arbetet på nationell nivå. Vilka som är delegater med rösträtt på kongressen väljer varje lokalavdelning vid sitt årsmöte i mars. En avdelning har rätt att utse två delegater samt ytterligare en delegat med rösträtt per påbörjat 50-tal medlemmar, som mest kan sex delegater per avdelning utses. Därtill har avdelningen möjlighet att sända fler medlemmar till kongressen. Ju fler man är som är med och hör diskussionerna och besluten desto enklare är det att få förståelse för och driva gemensamma frågor hemma. Det är önskvärt att flera ur avdelningens styrelse är med på kongressen. Kongressförhandlingarna varvas under helgen med seminarier i sakfrågor som kan beröra avdelningsstyrelser, biografföreståndare, teknikansvariga och medlemmar som har särskilda ansvarsområden. Värdskapet för kongressen cirkulerar mellan avdelningarna.
Tips på hur det går till att arrangera kongressen finns här.
· Film- och idédagarna
I slutet av sommaren/början av hösten arrangeras gemensamma film- och idédagar. Film- och idédagarna är en mötesplats för fortbildningar, seminarier och diskussioner i aktuella frågor. Här tas inga beslut, men mycket av det som kommer upp som förslag till beslut på kongressen förbereds och diskuteras här. Det är ett tillfälle att möta vänner från hela landet, utbyta erfarenheter och få inspiration till det egna arbetet. Tre deltagare från varje avdelning får resan betald genom riksföreningen, men avdelningen har rätt att skicka så många medlemmar de vill. Värdskapet för Film- och idédagarna cirkulerar mellan avdelningarna. Planeringen av innehållet sker i samverkan med riksstyrelsen, och det praktiska genomförandet är likartat det för kongressen, se bilaga med tips i föregående stycke.
· Medlemsbrev
Förutom träffarna vid kongresser och film- och idédagar kan du hålla dig uppdaterad om Folkets Bios verksamhet via medlemsbrevet. Ansvarig för medlemsbrevet når du på info@folketsbio.se
· Styrelsen – dess mandat, sammansättning och arbetsuppgifter
På avdelningens årsmöte väljer medlemmarna en styrelse och beslutar om verksamheten för det kommande året. Styrelsen får i uppgift av medlemmarna att se till att verksamhetsplanen blir genomförd. Hur arbetet organiseras varierar från avdelning till avdelning beroende på medlemmarnas engagemang, om det finns anställd personal och avdelningens resurser i övrigt. Styrelsen har ansvar för avdelningens ekonomi och arbetsgivaransvar för personal. Styrelsen ansvarar för att det finns en övergripande och långsiktig planering och att kontakten med medlemmarna fungerar. Styrelsen förbereder medlemsmöten och årsmötet. Inom riksstyrelsen har kontaktpersoner utsetts som kan vara bollplank och stödja styrelserna i lokalavdelningarna. Om du är osäker vem som är er kontaktperson, kontakta riksstyrelsen@folketsbio.se.
Ordförande väljs av årsmötet. Arbetsuppgifterna för övriga ledamöter bestämmer styrelsen vid sitt första, konstituerande styrelsemöte.
Ordföranden leder arbetet i styrelsen och ansvarar för att kallelse och dagordning för styrelsemötena kommer ut i tid. Ordföranden är kontaktperson och ansvarig för anställd personal.
Sekreteraren skriver protokoll vid styrelsemötena och ser till att de blir justerade. Sekreteraren skickar protokollen till styrelseledamöterna och revisorn och ser till att de finns tillgängliga för intresserade medlemmar.
Kassören ansvarar för att föreningens ekonomi och bokföring sköts på ett ansvarsfullt sätt, att ekonomisk redovisning kommer till styrelsen och revisorn regelbundet och att bokslut upprättas.
Övriga ledamöter ansvarar för sakfrågor enligt behov och överenskommelse.
Läs mer under rubriken Styrelsemöten längre ner.
· Personal
Folkets Bios avdelningar är av naturliga skäl olika, därför är det här kapitlet utformat som en samling av exempel på hur olika avdelningar organiserar sitt arbete. Många avdelningar funderar över hur man går från ideellt arbete till anställning – från enstaka timmar till heltid och möjligheter till arvodering. Medlemmarna har kanske begränsat med tid att lägga på ideellt arbete samtidigt som biografverksamheten behöver professionaliseras. Inom riksstyrelsen har kontaktpersoner utsetts som både kan ge stöd i dessa frågor och också tipsa om vilka andra avdelningar ni kan kontakta för att diskutera hur de löst samma fråga. Om du är osäker vem som är er kontaktperson, kontakta riksstyrelsen@folketsbio.se
Gemensamt för alla är behovet av att ha tydliga och nedskrivna riktlinjer för styrelsen som arbetsgivare och vem som bestämmer vad på arbetsplatsen, tjänstebeskrivningar, löner och anställningsvillkor, avtal, arbetsmiljö och inflytande samt regler för sjukdom och uppsägning. Detta är viktigt också vid timanställningar. Definiera uppdrag och mandat så undviker ni luddigheter som kan leda till oenighet, dubbelarbete och att uppgifter faller mellan stolarna. Det underlättar också för att se hur arbetet och verksamheten kan utvecklas.
Avdelningarna bör vara medlemmar i KFO när de har anställd personal. KFO är en arbetsgivarorganisation för kooperativa och idéburna företag, läs mer på hemsidan www.kfo.se. Medlems- och serviceavgift kostar ca 4 500 kr/år om man har få anställda/kostnaden för anställda får ej gå över en viss summa. OBS! I och med medlemskapet och kollektivavtalsbundenheten uppstår också en skyldighet att teckna avtal om pension och försäkringar, kostnad cirka 5 % av lönesumman. Viktigt att budgetera även för det. Tjänstepension bör läggas in för alla anställda.
Folkets Bio Stockholm med biografen Zita har tagit fram en Zita Personalbok som innehåller det mesta av vad man behöver tänka på och strukturera. Den kan användas som underlag för att göra en motsvarande som passar den egna verksamheten (uppdateras just nu, våren 2019). Folkets Bio Umeå har också börjat göra en personalhandbok.
· Att hantera konflikter
Att driva en biograf tillsammans, lära känna sin publik och utveckla sin lokalavdelnings verksamhet är för det allra mesta roligt, lustfullt och givande. Men precis som hos vilken förening eller arbetsplats som helst uppstår ibland oenighet. Man kan ha olika motiv för att engagera sig – att få se mycket film, träffa vänner, medverka till samhällsförändring, vara delaktig i ett sammanhang där man kan göra skillnad och så vidare. Därtill är det väldigt olika hur mycket tid var och en har möjlighet att avsätta till föreningsarbetet. För att underlätta arbetet i avdelningen och styrelsen kan skrivna överenskommelser vara till stor hjälp. Som en bilaga till stadgarna bör det finnas dokument som reglerar det interna arbetet. Bilagan kan ha formen av ett policydokument som antas av årsmötet och uppdateras årligen. I dokumentet kan avdelningen konkret beskriva hur och i vilken anda verksamheten ska bedrivas och hur oenigheter ska hanteras. Dokumentet kan då användas för att främja ett gott samverkansklimat och förebygga konflikter.
Att skapa ett gott samverkansklimat i avdelningen är både styrelsens och alla aktiva medlemmars gemensamma ansvar. I policydokumentet bör tydligt stå hur och till vem olika problem rapporteras. Lämpligen är en i styrelsen utsedd som ansvarig tillsammans med biografföreståndaren där sådan finns. Det är klokt att ta tag i problem i tid innan de hunnit jäsa till surdegar och att arbeta lösningsfokuserat med utgångspunkt i stadgar och policydokument. Om avdelningen behöver stöd och bollplank är det klokt att ta in extern hjälp – någon på orten som kan medla, Agneta Mogren på rikskontoret, facket och KFO om det gäller anställd personal. I undantagsfall har det hänt att riksstyrelsen gått in som tillfällig interimsstyrelse för att lösa upp låsta lägen så att verksamheten inte behöver avstanna.
I Stockholmsavdelningens personalbok finns nedskrivet vilken policy avdelningen har i en rad frågor. Detta ska alla i föreningen känna till och följa, se länken ovan.
Avdelningarna i Lund och Malmö arbetar på policydokument rörande arbetsmiljö och kriser och de kan kontaktas för att utbyta råd och erfarenheter.
· Styrelsemöten
Den nya styrelsen som tillträder efter årsmötet ska hålla ett konstituerande styrelsemöte och ta beslut om posterna sekreterare, kassör (om kassören ej valts på årsmötet, se stadgarna) och vem/vilka som är firmatecknare och därmed har mandat att handha de ekonomiska transaktionerna. Om valberedningen har gjort ett bra jobb så är detta förberett redan i nomineringarna. Hur det fortsatta styrelsearbetet ska organiseras beror på hur verksamheten ser ut och hur ni bestämmer att ni vill jobba. Några hållpunkter är dock viktiga att se till att få med i planeringen. Det en god idé att inleda årets arbete med ett längre möte där ni resonerar igenom hur och när ni vill träffas, prioriterar bland de måsten och idéer ni har och utser ansvariga för olika områden. Skriv ner när kallelser, dagordningar och protokoll ska vara klara och utsända och hur beslutsprocesserna ska gå till. Lägg in datumen (och kanske påminnelser) i kalendern. Det är smart att redan från början planera in tid för diskussioner om strategier för avdelningens hela arbete, behov av fortbildningar, organisering av medlemmarna och hur representationen ska se ut vid kongressen (förutom delegater som väljs av årsmötet) och film- och idédagarna.
Här kommer en grafisk bild på en årsplan ligga så småningom.
Här finns:
Exempel på arbetsordning för styrelse.
Exempel på arbetsbeskrivning och beslutsordning för styrelse och biografföreståndare.
Tips på hur man kan hålla bra och effektiva möten finns här – från dagordning till förankring och uppföljning liksom tips på arbete med årsplan, verksamhetsplan och verksamhetsberättelse finns här.
· Medlemmarna
När du blir medlem i en Folkets Bio-avdelning så blir du också medlem i Riksföreningen Folkets Bio. För närvarande har varje lokalavdelning sin egen policy i relation till sina medlemmar, både vad gäller krav och förmåner. Avdelningarna har olika system och namn för passiv/arbetande medlem, stödmedlem och volontär. Lokalavdelningarna har också olika policy kring rekrytering av nya medlemmar och storleken på den lokala delen av medlemsavgiften. Olika aktiviteter för medlemmar som förhandsvisningar och medlemsträffar är bra att anordna för att skapa engagemang och sammanhållning.
Medlemsavgiften i Folkets Bio (riks+lokalavdelning) betalas via Riksföreningens webbplats folketsbio.se. I samband med betalningen skriver du själv in dina uppgifter i medlemsregistret (till exempel e-postadressen dit du vill ha medlemsinfo och kallelser) och godkänner att Folkets Bio sparar dem.
Folkets Bios hantering av personuppgifter är anpassad till dataskyddsförordningen GDPR, General Data Protection Regulation, som syftar till att skydda den personliga integriteten och är juridiskt tvingande för hela EU. Varje lokalavdelning ska underteckna och följa ett personuppgiftsbiträdesavtal med riksorganisationen, som reglerar behandlingen av personuppgifter så att den sker i enlighet med GDPR. Avdelningens styrelse ska utse en medlemsansvarig som får tillgång till avdelningens del av medlemsregistret. När avdelningsstyrelsen utsett en ny person till medlemsansvarig, ska denna info@folketsbio.se på rikskontoret för att få access.
Som medlem ansvarar du själv för att dina uppgifter i medlemsregistret stämmer. När du betalat via webben har du tillgång till ditt eget medlemskonto och kan ändra e-postadress och så vidare. Du har rätt att begära ut de personuppgifter som Folkets Bio behandlar och att få dem raderade ur medlemsregistret.
För detaljerad info om hur Folkets Bio hanterar personuppgifter, se integritetspolicyn.
Lokalavdelningen ska publicera sin integritetspolicy på sin webbplats. Här är ett exempel: Zita.
För hjälp med att formulera avdelningens integritetspolicy kontakta info@folketsbio.se.
Här hittar du en regelverk för volontärer framtaget av PwC: Är volontärer anställda som jobbar gratis?. Du kan också läsa mer på pwc.se
· Ekonomi
Folkets Bios lokalavdelningar hanterar självständigt sina verksamheter och ekonomier. Men all ekonomisk verksamhet är underställd lagar och förordningar som är lika för alla, och en noggrann ekonomisk förvaltning är grunden i en fungerande organisation. Styrelsen är ansvarig för ekonomin och kassören har här den viktigaste funktionen. Hen ska hålla koll på att det löpande fungerar, att budgeten hålls och att redovisningar kommer fram i tid. Om ansvaret för ekonomin är delegerat till en anställd, ska kassören hålla sig informerad och ta del av alla händelser av vikt samt se till att resten av styrelsen och revisor hålls löpande informerad. En bra revisor som känner verksamheten är också ett utmärkt bollplank för att lösa olika frågor. På Folkets Bios rikskontor är Anna Josefsson ekonom och kontaktperson, anna.josefsson@folketsbio.se
Här är en länk till en användbar ordlista med ekonomiska begrepp och korta förklaringar.
· Årsbudget, bokföring och bokslut
För att planera ekonomin i avdelningen är det lämpligt att skilja mellan den ordinarie driften med dess intäkter och kostnader och de investeringar som behöver göras och som är av engångskaraktär. För båda gäller att ha framförhållning – tänka igenom vad som kan komma under året, kopplat till handlingsplanen, och hur de långsiktiga investeringarna ska planeras in under till exempel en treårsperiod, kopplat till avdelningens visioner.
Exempel på en årsbudget finns här.
Minst en person i styrelsen bör vara kunnig i bokföring och kunna läsa ett bokslut. Håll kontakt med er revisor för att få goda råd. Möjlighet att förkovra sig finns också genom studieförbundens kurser. Anpassa kontoplanen efter er verksamhet genom att rensa bort de konton som inte är aktuella för att på så sätt få en hanterlig massa av information. Styrelsen bör få en ekonomisk rapport varje kvartal med information om aktuellt läge och prognos för resten av året.
På Bokföringsnämndens hemsida kan du hitta information som i huvudsak riktar sig till nyföretagare och med fördel kan läsas för alla som vill lära sig grunderna i bokföring och är nybörjare på området.
· Kassarapportering
Se nedan under Biografen.
· Skatter och moms
Mycket information finns att hämta på Skatteverkets hemsida www.skatteverket.se och de är alltid hjälpsamma på telefon 0771 – 567 567.
På Skatteverkets hemsida går det att läsa om skatteregler för föreningar och vad som krävs för att till exempel klassas som allmännyttig ideell förening. Där står också om momsregler.
Vill man förkovra sig ytterligare finns skattelagen på denna länk.
· Ekonomiska rutiner mellan lokalavdelning och Riks
Förutom kassarapportering till Folkets Bio för de filmer ni visat som har Folkets Bio som distributör, är det i huvudsak nedanstående som gäller för ekonomin mellan avdelningarna och Riks.
Ersättning för resor som ska bekostas av Riksföreningen Folkets Bio ska i möjligaste mån bokas mot faktura ställd direkt till:
Riksföreningen Folkets Bio
Box 17099
104 62 Stockholm
med referens syfte, resmål och avdelning.
Om resan betalats av den resande själv så fylls blanketten ”Redovisning av utlägg FB riks” i med angivet syfte, resmål och avdelning och skickas tillsammans med originalkvitton till adressen ovan. Blanketten kan laddas ner här.
Om lokalavdelningen redan betalat resan kan den vidarefaktureras till Riksföreningen. I de fall lokalavdelningen inte är momspliktig kan den inte fakturera med moms och Riksföreningen kan då inte heller dra av den. Den extra faktureringen från avdelningen till riksföreningen skapar dessutom extra, onödig administration för avdelningen.
· 7 %-fonden
Fonden är skapad för att med solidariska medel ge avdelningarna möjlighet att investera i biografutveckling. Utvecklingsområden som prioriteras är: Etablering av nya biografer, långsiktiga investeringar, samarbeten som gynnar hela organisationen, utveckling av avdelningarnas egen verksamhet. Varje Folkets Bio-biograf betalar en gång i kvartalet in 7 % av sina bruttobiljettintäkter exklusive moms på öppna visningar av film till fonden och bidrar därigenom till att bygga den gemensamma utvecklingen.
Lokalavdelningar kan ansöka om medel ur 7 %-fonden genom att skicka in ansökan till fonden@folketsbio.se. Ansökningar av icke-principiell karaktär upp till 200 000 kr behandlas normalt på nästkommande arbetsutskottsmöte, i annat fall på nästkommande riksstyrelsemöte. Ansökan behandlas då med iakttagande av gällande stadgar (se www.folketsbio.se) och med hänsyn till utrymmet i fondens budget.
Riktlinjer för ansökan ur 7 %-fonden finns här.
Blankett för ansökan finns här.
Blankett för redovisning av stöd finns här.
· Att hitta pengarna – flera källor till finansiering
För att få en stabil ekonomi är det viktigt att ha en bred blick och söka medel från flera håll. Det gäller både den löpande verksamheten och investeringar av engångskaraktär. Analysera vad ni vill och behöver göra och vilka instanser som kan hjälpa till med finansiering. Det är alltid lättare att få flera att lämna mindre bidrag än att satsa allt på en bidragsgivare. Har du frågor kring ansökningar kan du höra av dig till riksstyrelsen@folketsbio.se.
En genomgång av de vanligaste bidragsgivarna hittar ni här.
4. Biografen: Skapa magiska möten mellan film och publik
Att driva en biograf och välkomna människor in i filmens magiska universum är verkligen roligt! Oavsett om du gör det som ideellt engagerad medlem, styrelseledamot eller anställd kommer du att lära dig massor genom ditt engagemang i Folkets Bio-avdelningen. Det här kapitlet ger kortfattat råd om biografdrift, filmsättning, publikarbete och marknadsföring men också om saker ni måste ha koll på när ni förvaltar en lokal med publik verksamhet. Även vad gäller sådant är KFO (organisation för ideella arbetsgivare – se avsnittet om personal ovan) ett bra stöd inför förhandlingar, liksom kontakter med kommunen och andra Folkets Bio-avdelningar.
Vad som ingår i hyresavtalet avseende underhåll, larm, brandskydd och ventilation med mera varierar från hyresvärd till hyresvärd. Däremot är anordnaren av verksamheten, alltså din Folkets Bio-avdelning, skyldig att se till att det alltid finns en person/personal på plats som är utbildad i att ansvara för utrymning vid brandfara. En gång om året måste ni göra brandsyn och se över brandvarnare, brandsläckare, nödbelysningsskyltar och utrymningsvägar. Kommunen och den lokala brandmyndigheten kan informera om vad som krävs. Utöver försäkringar för lokal, inventarier och personal ska det finnas en ansvarsförsäkring som täcker skador som kan drabba besökare. Om er avdelning ordnar en visning på en annan plats än i den egna biografen måste det också vara tydligt vem som ansvarar för vad vid det särskilda eventet.
Allt det här måste ni också tänka på om/när lokalen hyrs ut till andra, tillfälliga nyttjare. Kolla upp vem hyresgästen är om det är en ny kund. Bakom ett personnamn kan dölja sig en organisation med helt annan värdegrund än den Folkets Bio står för. Det kan också vara klokt att begära förskottsbetalning och alltid spara all mailkonversation.
Ett exempel på avtal för uthyrning finns här.
Uthyrningspolicy för Folkets Bio finns här.
Om ni vill ha öppen servering på bion måste ni förhålla er till livsmedelslagen. Även popcorn som poppas på plats faller under den förordningen. Det måste finnas allergiinformation för alla matvaror som säljs. Kommunerna har lite olika varianter av alkoholtillstånd, så om ni till exempel vill servera vin i samband med en premiär behöver ni kolla er kommuns riktlinjer för tillfälligt alkoholtillstånd vid evenemang. Samarbetar ni med ambassader och konsulat vid filmvisningar (temavisningar eller andra särskilda event) och de vill vara med och arrangera exempelvis ett premiärmingel med bubbel, så har de egna vägar genom Utrikesdepartementet för alkoholtillstånd. Om avdelningen hyr ut servering i andra hand till en restaurang måste det framgå i avtalet vem som ansvarar för att tillstånd finns och efterföljs.
· Teknik och tekniker
Idag är Folkets Bios samtliga biografer digitaliserade. Det innebär att vi arbetar med en helt annan teknik och distribution av filmer än för bara tio år sedan. Varje biograf behöver en tekniskt ansvarig som är kunnig och kan lära upp fler i föreningen. På varje biograf ska också finnas:
· en tydlig och pedagogisk beskrivning av hur det går till att köra film på just den här biografen
· vilka vanliga fel som kan uppstå och hur de åtgärdas
· kontaktuppgifter till jourhavande tekniker.
Folkets Bio Filmlager som har sin fysiska lokal i Malmö förser både våra egna biografer och cirka 200 andra biografer i landet med filmkopior och reklammaterial. Genom Filmlagret sker
§ Bokning av film från Sveriges ledande distributörer av kvalitetsfilm
§ Hantering och leverans av film (DCP, Tvix, DVD, digital filöverföring)
§ Hantering och leverans av affischer
§ Fakturering.
· Tekniksupport
Filmlagret arbetar på att bygga upp sin kapacitet för preventiv support. Rikstekniska gruppen arbetar på ett system för akutsupport och erbjuder i dagsläget viss tekniksupport till avdelningarna under kontors- och föreställningstid. Kontakt tekniksupport@folketsbio.se
Fortbildningar för biograftekniker anordnas kontinuerligt av Riksföreningen. Andra arrangörer av sådana nätverksträffar och utbildningar är Regionala Filmresurscentra, Biografcentralen och Folkets Hus och Parker. Kontakta respektive organisation för aktuell info.
· Tillgänglighet
Ha tydlig information på biografens hemsida om den fysiska tillgängligheten till biografen för personer med funktionshinder. Om tillgängligheten är begränsad så tala om det – eller ännu hellre, åtgärda det! Publik ska inte behöva vända i dörren. Anpassning av lokalerna kan utvecklas i dialog med kommunen och regionen som har riktlinjer för det och tjänstemän som kan guida, i vissa fall även ge ekonomiskt stöd. Boverket kan ge bidrag till både ombyggnader och anpassningar av lokaler, se deras hemsida boverket.se för info.
· Filmsättning
Folkets Bio är unikt på det sättet att vi både importerar och distribuerar – alla Folkets Bios filmer är tillgängliga för alla Folkets Bios biografer. För filmdistributionen är biograferna garanter för att filmerna når publiken. Folkets Bio har ingen central filmsättning, utan varje avdelning sätter själv sitt program efter de lokala förutsättningarna. I de valen ingår också filmer från andra distributörer. För att Folkets Bio som organisation ska kunna hålla ihop och gå runt ekonomiskt är det otroligt viktigt att avdelningarna prioriterar Folkets Bios egna filmer i sin programsättning och ger dem bra föreställningstider. Folkets Bio blir starkare ju mer avdelningarna och rikskontoret arbetar tillsammans för att göra filmvisningarna till upplevelser att minnas.
Varje biograf sluter egna avtal med andra filmdistributörer än Folkets Bio. På rikskontoret kan Rose-Marie Strand ge råd om detta, rosemarie.strand@folketsbio.se
Folkets Bios kommande filmer presenteras kontinuerligt för biograferna. Avdelningar och rikskontor träffas cirka fyra gånger per år på lanseringsmöten för att prata om filmerna, marknadsföring och publikarbete. Dessutom arbetar flera avdelningar med filmvalsmöten med medlemmarna, förslagslåda i foajén och pubikens val där filmer som har gått tidigare kan väljas. Nya och gamla filmer kan också presenteras som olika koncept – stickbio, babybio, seniorbio, filmklassiker, film med engelsk undertext, film och mat etcetera. Att ha olika visningstider under dagen kan också ge utdelning – vilka målgrupper kan föredra dagvisningar eller sena tider? Kan måndag, som generellt är en dålig biodag, göras till specialvisningsdag?
På sajten Biografwikin finns en sammanställning av Sveriges filmdistributörer och regler för öppna respektive slutna filmvisningar. Där finns också adresser till nätverk samt lästips om bransch och filmpedagogik. Observera att det är en öppen sida som skrivs av intresserade, och för att få 100 % säker information i detaljer uppmanas läsaren att gå till källan. Biografwikin hittar du här.
· Kassarapportering
Kassarapportering för visade filmer ska ske varje vecka, förslagsvis torsdagskvällar eller fredag förmiddag om det är dagpersonalen som rapporterar då veckans filmer gått. De filmer som visats under veckan markeras i biografens eget system för kassarapportering. Sedan ska visningarna godkännas genom att logga in på Bioguiden. När de är godkända av biografen kan distributören se detta och fakturera visningen. Enligt avtal med Biografägarnas kontrollbyrå ska biografen skicka kassarapporter till distributören inom en vecka efter visning. Vid utebliven rapport har distributören rätt att skicka påminnelser och debitera påminnelseavgifter, så det är viktigt att rapporteringen görs kontinuerligt.
Välj ”Godkänna Kassarapport” i vänstermenyn på admin.bioguiden.se
· Att lära känna sin publik, förankring och publikarbete
Varje plats har sin egen dynamik och det är den lokala Folkets Bio-avdelningen som bäst kan lära känna sin publik och erbjuda relevanta filmer och kringarrangemang. Rikskontoret bjuder in dem som arbetar med programsättning och marknadsföring på Folkets Bio- avdelningarna till lanseringsmöten, arbetsmöten om lanseringen av aktuella Folkets Bio-filmer och samordning av evenemang. På rikskontoret finns Hanna Sersam med uppgift att vara ett stöd i avdelningarnas publikarbete, ni når henne på hanna.sersam@folketsbio.se
På webbplatsen folketsbio.se finns marknadsföringsmaterial till varje film att ladda ner: Affischer, bilder, texter, produktionsuppgifter, pressmaterial, annonser, banners och klipp till sociala medier. Alla föreställningar som biograferna lägger in i Bioguiden (bioguiden.se drivs av FKB, Filmägarnas kontrollbyrå) visas också på filmens sida på folketsbio.se så att publiken kan hitta en föreställning och boka biljett där så är möjligt. För webbplatsen ansvarar Hanna Sersam på rikskontoret, så om något saknas hör av er till henne på hanna.sersam@folketsbio.se.
I sociala medier finns Folkets Bio på Facebook facebook.com/folketsbio och Instagram instagram.com/folketsbio. Inlägg om kommande filmer publiceras regelbundet, ofta med rörlig bild. Folkets Bio finns även på Twitter twitter.com/folkets_bio. Det är förstås fritt fram för avdelningarna att dela dessa inlägg och lägga upp klipp och trailers. På Facebook finns även en sluten grupp för alla inom Folkets Bio som arbetar med marknadsföring av Folkets Bios filmer. Där kan material och recensioner liksom frågor och förslag kring publikarbete bollas snabbt mellan rikskontor och avdelningar. För inträde i gruppen, skicka en förfrågan till hanna.sersam@folketsbio.se.
Är marknadsföring och publikarbete det du brinner mest för har du säkert redan funderat över hur biografen ska skapa bra relationer med sina besökare och vara relevant i lokalsamhället. Hur blir ni ortens bästa biograf? Vilka styrkor har ni, vilka hinder ser ni? Gör en omvärldsanalys och ställ den i relation till de ambitioner och visioner årsmötet och styrelsen satt upp. Vilka utgör den trogna stampubliken? Kan de besökarna ”värva” fler? Vilka vill vi också nå och hur gör vi det? Finns det någon målgrupp som vi inte ser själva, som vi behöver hjälp att hitta och hur gör vi det? Ta hjälp av er publik i er analys. Tala med grupper i er omgivning och med kommun och studieförbund. Genom att involvera fler i filmval eller låta nyckelpersoner och medlemmar se filmerna på förhand kan ni skapa ambassadörer och få publiken att växa.
Länk till publikundersökning gjord av Folkets Bio finns här (från 2016).
· Kommunikation
I hela Folkets Bio har vi gemensamt att vi vill att vår kommunikation ska leda till ökad kännedom om oss och fler biobesök. Vi behöver tala om varför vår verksamhet är viktig och varför vi behövs i Filmsverige! Sanningen är att filmutbudet i Sverige skulle vara mycket mer likriktat utan oss. Folkets Bio är helt väsentligt för mångfalden inom det svenska bioutbudet, för demokratin och yttrandefriheten, för barnfilmen. Vi ska ta vara på varje tillfälle att lyfta fram Folkets Bios betydelse för ett varierat film- och bioutbud och synliggöra vår roll i att distribuera, visa och sprida film utanför den kommersiella mainstreamfåran, för såväl barn- som vuxenpublik.
Har er avdelning en plan för sin kommunikation? Att skriva en kommunikationsplan är ett sätt att få överblick och en hjälp i att planera kommunikationen. Dels kan ni formulera er kring hur ni vill kommunicera – ert viktigaste budskap, vilken ton ni vill använda och så vidare. Dels kan ni göra en plan för vad ni vill göra och när. Vilka konkreta aktiviteter tänker ni genomföra under året? En kampanj för att nå en viss målgrupp, en satsning på sociala medier, en kurs för medlemmar i att leda filmsamtal … vad det än är så kommer det att bli bättre om ni har en genomarbetad plan.
Riksföreningen arbetar utifrån en övergripande kommunikationsplan som fokuserar på helhetsintrycket av Folkets Bio. Den beskriver ett förhållningssätt i kommunikationen såväl inom föreningen som med omvärlden. Den innehåller också en årlig plan med kommunikationsaktiviteter som går att delta i på både riks- och lokal nivå i syfte att stärka helheten. Lokalavdelningarna kan ta avstamp i Riksföreningens kommunikationsplan när de skriver egna. Kommunikationsplanen är ett levande dokument som hela tiden kan utvecklas genom att planerna prövas, utvärderas och görs om.
I Riksföreningen Folkets Bios kommunikationsplan står att läsa ”Folkets Bio engagerar, roar och berör med filmer som ger nya perspektiv. Vi berikar film- och biografutbudet med film från Sverige och hela världen, spelfilm och dokumentärer, filmer för alla åldrar. Våra biografer ger dig som besökare en genomtänkt upplevelse som placerar filmen i ett sammanhang.”
En övergripande kommunikationsplan för Riksföreningen Folkets Bio finns här (2019).
Exempel på lokalavdelningars kommunikationsplaner kommer att finnas här så småningom. Bland annat Folkets Bio i Lund har tagit fram en sådan plan. Hör av er till Hanna Sersam på rikskontoret hanna.sersam@folketsbio.se så kan hon ge dig kontaktuppgifter.
· Värdskap – att möta publiken
Publiken möter Folkets Bio med olika ögon och förväntningar. Det första intrycket sätter ofta starkast spår! Varje möte med biografens personal, varje detalj i biografens fasad och inredning bidrar till helhetsupplevelsen. Ett välkomnande bemötande kan vara det som gör att en besökare kommer tillbaka. Det är lätt att bli hemmablind, men ett sätt att få syn på saker att förbättra är att be några personer att anonymt besöka biografen och rapportera vad de ser och upplever. Enkla åtgärder kan ge stor utdelning!
Uppsala-avdelningen gjorde 2017 en ambitiös analys av sin biograf, Fyrisbiografen. De tittade också på sin kommunikation framför allt på webben och i sociala medier. Undersökningarna visade ganska tydligt vilka åtgärder som behövdes för att göra ett Fyris-besök till ”Uppsalas bästa bioupplevelse”. Genom att sträva mot det målet lyckades biografen öka sin publik med hela 50 %. Deras lärdomar delas till alla avdelningar som inspiration här:
Hur Fyrisbiografen ökat sin publik genom analys och utveckling av webbkommunikationen.
Fyrisprojektet är en av utgångspunkterna för det samordnade publikarbetesprojekt som genomförs på sex av Folkets Bios biografer under 2019.
Inspiration och förslag till hur man kan presentera film och leda samtal finns här.
Hur man arrangerar och är värd vid regissörsbesök finns här.
· Barnfilmen, skolbio och filmpedagogik
Film för barn och unga är en av Folkets Bios viktigaste verksamheter. Mitt i mängden av mainstreamfilm presenterar Folkets Bio ett kompletterande filmutbud som kan ge den unga publiken såväl nya upplevelser som igenkänning. Många Folkets Bio-avdelningar arbetar målmedvetet med film för barn och unga och har inspirerande erfarenheter av evenemang och filmklubbar att dela med sig av.
Förutom repertoarvisning av barnfilm har Folkets Bio som ambition att erbjuda skolbio och filmpedagogisk verksamhet, med visningar och utbildningar för lärare och elever liksom för andra grupper. Många lokalavdelningar gör detta, och goda förebilder finns inom vår organisation. Kontakter med den egna kommunen och skolorna är grundläggande på det här området. I varje län/region finns en filmkonsulent/regionalt filmresurscenter med uppdrag att verka för skolbio och filmpedagogisk verksamhet. Kontaktuppgifter till ditt läns/regions filmresurscenter/filmkonsulent hittar du på www.filmregionerna.se. Varje lokalavdelning har alltså möjlighet att söka samverkan för att utveckla filmpedagogisk verksamhet. Folkets Bios filmpedagoger finns också som resurs i detta.
Om ni vill starta/utveckla er filmpedagogiska verksamhet så finns goda råd för skolbio här.
På Filmpedagogernas hemsida finns en mängd material för fortbildning och filmhandledningar, se filmpedagogerna.se.
Svenska Filminstitutet har ett rikt utbud av information och handledningar på sin webbplats, se filminstitutet.se.
På rikskontoret är Rose-Marie Strand kontaktperson och stöd i avdelningarnas arbete, rosemarie.strand@folketsbio.se